[하와이대학교 한국학센터 도서관 1기] 임기령 : 넷째 달

  지난달의 보고서에는 하와이대학교와 하와이대학교 한국학센터(아래 CKS)의 위치와 역할에 대해서 설명했고 이번 보고서는 그 뒤를 이어서 제가 지금껏 하고 있으며 앞으로 할 업무에 대해서 구체적 으로 보고하도록 하겠습니다.

- 주요업무 : 기록관리 업무(또는 CKS 도서관 업무)

  앞선 보고서에서 여러 차례, 제가 CKS 도서관에 파견된 주 목적은 CKS의 Collection의 기록관리 업 무를 담당하는 것이라고 말씀드렸습니다. 지금까지 그리고 앞으로 해야 하는 업무에 대해서 언급하기 전에 먼저 기록관리업무 단계표를 통해 CKS 도서관이 필요한 것이 무엇인지에 대해서 이야기하고자 합니다.

  위의 표는 우리나라 국가기록원(공공기록물)¹을 기준으로 정리되어 있는 것이며, CKS와는 다를 수 있습니다만, 기록관리에 있어 전체적인 흐름은 유사하기에 위의 표와 함께 설명하기 위해서 첨부하였습니다. CKS의 도서관에는 CKS에서 생산한 기록물도 있지만 그보다는 외부에서 박물류를 포함하여 기증받은 다양한 기록물들이 주를 이루고 있습니다. 위의 표에 의하면 CKS의 도서관은 기록관(중간보존)으로, 소장하고 있는 기록물들을 기록관리시스템에 의해서 기록물의 수집, 보존 및 활용하는 등의 기록물 관리업무를 하는 곳이라고 할 수 있습니다.
  이에 따라 기록관에서 해야 하는 기본적인 업무는 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적²·물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가와 같은 업무를 수행해야합니다.

  이러한 CKS 도서관의 역할과 기능에 따라 갖추어야하는 것이 기록관리 정책, 업무절차(메뉴얼), 지 적·물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경 구축입니다.
  앞으로의 가장 우선으로 필요하고 해야 하는 일이 바로 기록관리 정책과 업무절차에 대한 메뉴얼 을 개발하는 일입니다. 하지만 CKS 소장님과 슈퍼바이저 사서 선생님께서 자칫 너무 서두르면 CKS 도서관의 환경과 적합하지 않고 형식적인 정책과 메뉴얼을 만들 수 있기에 기관과 환경을 충분히 파 악할 수 있는 시간과 이를 만드는데 있어 컨설턴트해줄 수 있는 하와이대학교 중앙도서관인 Hamilton도서관의 기록관리사를 소개해주셔서 이분의 조언을 받아 하나씩 하나씩 배우면서 정책을 세우기 위한 기초단계 작업을 하고 있습니다.

  좀 더 구체적으로 지난 3개월 동안은 오전 8시30분에 출근하여 오후1시까지 CKS의 각 Collection 내 에 단순하게 흩어져있는 기록물들을 정리하면서 어떤 기록물들이 CKS에 소장되어 있는지 그리고 어 떤 방식으로 정리가 되어있는지 파악을 하였습니다. 4개월 차부터는 이관된 이후에 아직 정리가 되지 않은 Collection을 받아서 이를 정리하면서 CKS의 기록물에 대한 정책을 만드는 작업에 착수하였습니 다.

(*참고로 이 보고서에서 표시하는 Collection은 기증자의 허락 하에 누구나 접근 가능한 정보에 대해서만 언급하 고 있습니다.)

  현재 CKS 도서관에서 소장하고 있는 기록물은 (제가 접근한 것은 1800년대부터 2000년대까지) 한국 과 관련된 다양한 시대, 방대한 내용들이 있습니다. (한국에는 있지 않은 국보급 기록물들도 있다고 합니다.) 지금껏 CKS 도서관을 관리하시고 계신 담당 선생님이 지속적으로 관리를 하고 있기는 하지 만, 이미 많은 양의 기록물과 계속해서 입수되는 기록물들로 인해서 더욱 체계적으로 관리하고 이용 할 수 있는 방법이 필요한 시기입니다. 이러한 환경에 맞추어서 기록의 입수와 관리에 관한 정책과 업무 메뉴얼을 만들어서 관리할 수 있도록 할 예정입니다. 그리고 이 기록물들을 보다 널리 이용할 수 있게 하기위해서 전자기록화까지도 고려하고 있습니다. CKS 도서관의 기록물에 대한 관리는 프로 젝트형식으로 10개월의 단발성의 것이 아니라 저의 뒤를 이어오는 인턴들을 통해 장기적으로 체계를 닦으시려는 의도를 가지고 있습니다.

CKS 도서관의 기록관리 업무 외에 하와이대학교 중앙도서관 Hamilton의 카탈로깅부서에서 카탈로깅 을 배우면서 실습을 하고 있습니다. 주요업무 외에 부가적으로 하는 업무이기에 따로 구체적으로 언 급을 하지 않도록 하겠습니다. (지난 3개월 동안의 보고서에 자세히 설명을 해두었기에 앞 보고서를 참고 하시면 되겠습니다.)

기록관리의 대상의 기록물에도 다양한 종류가 있어 CKS의 Collection에 대해 궁금해 하실 분들이 있 을까하여 홈페이지를 통해 누구나 접근할 수 있는 리스트를 간단하게 편집하여 아래와 같이 첨부하 였습니다. (참고 http://ckslib.manoa.hawaii.edu/archives-and-manuscripts-collections/)

• ¹ http://contents.archives.go.kr/next/viewMain.do
  ² 지적 통제(intellectual control, 智能控制, 知的制御) : 출처 확인 및 분류 · 기술 과정을 통해 기록의 내용과 생산 맥락을 파악할 수 있도록 통제 · 관리하는 것을 의미하며, 물리적 · 행정적 통제와 대비되는 개념이다. 지적 통제의 주요한 활동은 이용자가 원하는 기록을 찾고, 이해할 수 있도록 도와주는 다양한 검색 도구를 생산하는 것이다. 보존 기록관에서 이러한 검색 도구들은 기본적으로 소장 기록 및 기록 생산자를 안내해주지만, 이 밖에도 기록관 자체에 대한 정보, 소장 기록으로부터 추출한 정보, 기록관 외부의 정보원을 안내해주는 정보도 체계적으로 제공해줄 필요가 있으며, 이러한 영역도 지적 통제에 포함된다.(한국기록학회, 『기록학용어사전』, 역사비평사, 2008)